Incident Reporting im Facility Management
Die richtige Darstellung von Risikodaten ist ein wichtiger Aspekt bei der Berichterstattung im Risikomanagement
Ein aussagekräftiger Report umfasst sowohl die aktuelle Risikosituation als auch die Wirksamkeit der eingesetzten Risikomaßnahmen. Standardisierte Berichterstattung macht Risiken vergleichbar und erleichtert die Festlegung von Prioritäten. Für die Entscheidungsfindung ist die klare und verständliche Kommunikation der Risikodaten in den Reports entscheidend.
Reporting-Methoden im Risikomanagement
zufälligen Kombinationen
Wichtig ist, dass Unfälle und Fehler gerade im FM selten passieren, weil technische Komponenten versagen, sondern eher wegen zufälligen Kombinationen in alltäglichen Abläufen.
Es Untergraben verschiedene Faktoren langsam aber stetig die Sicherheit, was als "Drift into Failure" bezeichnet wird. Für das Management Ihrer Organisation ist es schwer, diese Fehler durch die "Standardinstrumente" wie Risikoidentifizierung oder Risikoüberwachung zu erkennen und zu verhindern, dass dieses langsame Dahintreiben zu unerwünschten Folgen, Zwischenfällen und Fehlern führt.
Incident Reporting wird als Instrument des Risikomanagements mit dem Ziel genutzt, systematisch und in größerem Rahmen Incidents im FM zu erfassen, welche die Sicherheit gefährden, um so potenzielle Risikokonstellationen rechtzeitig aufzudecken.
Ziel ist von der Schuldkultur über die Fehlerkultur die Sicherheitskultur im FM zu etablieren. Als wirkungsvolles Instrument, mit dem bekannte und unbekannte Risiken rechtzeitig identifiziert werden können, empfiehlt sich die Einführung eines Meldesystems für Beinahe-Zwischenfälle. Es dient der Erfassung von Ereignissen, bei denen kein Schaden eintritt, dieser aber bei nicht rechtzeitiger Intervention eingetreten wäre (z.B. eine rechtzeitig entdeckte Leckage).
Auf einen schweren Unfall kommen 30 leichte Unfälle und 300 Beinahe-Unfälle.
Meldesysteme
Meldesysteme für Zwischenfälle, bekannt als Incident Reporting Systeme (IRS), erfassen die notwendigen Daten für eine systematische Analyse. Selbst harmlos erscheinende Ereignisse können durch ihre Erfassung dazu beitragen, Systemfehler und Schwachstellen im Facility Management (FM) zu identifizieren, bevor ein Schaden eintritt.
Ein Facility Incident Reporting System (FIRS) im FM deckt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess der Reaktion auf erkannte oder vermutete Sicherheitsvorfälle sowie Störungen im FM-Bereich ab. Es beinhaltet auch vorbereitende Maßnahmen und Prozesse. Durch das Kenntnis der Risiken, die Fehler auslösen, lassen sich Fehler entweder vermeiden oder minimieren.
Sowohl positive als auch negative Ereignisse sind berichtenswert. Ein FIRS schafft dadurch Wissen über Risiken, das ausgewertet und im Rahmen des Risikomanagements zu Sicherheitsverbesserungen führt.
Ein Facility Incident Reporting System erhöht als Teil des Risikomanagements die Sicherheit, Qualität und Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern und reduziert gleichzeitig die Kosten für das Unternehmen durch Fehlervermeidung.