Anlagen betreiben

Beim Betrieb von Gebäuden und gebäudetechnischen Anlagen bestehen zunächst die allgemeinen Pflichten, wie sie gemeinhin bei jeder Ausübung einer Geschäftstätigkeit gelten, insbesondere in Verbindung mit der Beschäftigung von Arbeitnehmern. Diese allgemeinen Pflichten dienen insbesondere dem Arbeitsschutz und beruhen auf dem Bürgerlichen Gesetzbuch, Siebtem Sozialgesetzbuch, Arbeitsschutzgesetz,Arbeitssicherheitsgesetz und Unfallverhütungsvorschriften.

Neber der allgemeinen Betreiberverantwortung bestehen spezielle Gebäudebetreiberpflichten, weil vom Betrieb eines Gebäudes oder der gebäudetechnischen Anlagen besondere Gefahren für die Sicherheit Dritter und der Umwelt ausgehen können.

Die Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebes, die Veranlassung der gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen durch Sachverständige und Sachkundige, die Störungsbeseitigung und die Instandhaltung zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit und Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflicht durch Wege- und Trittsicherheit, Absturzsicherung, Baustellensicherung sowie Winterdienste zur Freihaltung von Wegen und Zugängen bei Schnee und Eis.

Eine zentrale Rolle innerhalb dieser Gebäudebetreiberpflichten nimmt die fristgerechte Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen ein. Hierunter sind Erstprüfungen; vor Inbetriebnahme oder bei wesentlicher Änderung, wiederkehrende und gegebenenfalls besondere Prüfungen zu verstehen.

Für technische Prüfungen und Brandverhütungsschauen existieren Verordnungen der Bundesländer, bei elektrischen Anlagen gelten die entsprechenden Unfallverhütungsvorschriften (BGV A3 mit Verweis auf diverse DIN VDE-Bestimmungen), bei überwachungsbedürftigen Anlagen, wie beispielhaft Aufzügen die Betriebssicherheitsverordnung.

Ein rechtsicherer Umgang und Verringerung des Risikos eines Organisationsverschuldens in den formalen Belangen kann weder besonders kompliziert noch unerschwinglich teuer sein. Dies gilt insbesondere deshalb, weil viele organisatorische Regelungen für ein funktionierendes Unternehmen ohnehin unabdingbar notwendig sind und einmal richtig festgelegt, über Jahre hinweg Bestand haben können.

Erste Pflicht des Managements ist die Festlegung einer Aufbauorganisation mit klaren Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Kompetenzen. Hinsichtlich der Beschaffung der erforderlichen Bestandsdokumentation empfiehlt es sich, bei Neu- oder Umbaumaßnahmen die Projektbeteiligten zu einer vollständigen Lieferung der notwendigen Dokumente zu verpflichten.

Bestehende Regelungen reichen hierfür bei weitem nicht aus, weshalb besondere Regelungen in Ihren Verträgen sinnvoll sind. Bei keiner anderen Gelegenheit lässt sich eine Bestandsdokumentation für den Auftraggeber günstiger gewinnen. Sofern keine Baumaßnahmen anstehen, können notwendige Bestandsdaten mit Unterstützung von temporären Hilfskräften wirtschaftlich erhoben werden; Grundlagen für ein Anlagencontrolling können beispielhaft durch eine fachkundig betreute Diplomarbeit beschafft werden.

Die Gebäude-, Anlagen und Betriebsdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil im Risikomanagement und wird im Rahmen eines Risiko-Betriebstagebuches ständig gepflegt.

Hierbei sollten vor allem die internen oder externen Dienstleister in die Pflicht genommen werden, wenn diese für die Betriebsführung und Instandhaltung verantwortlich sind. Monats- oder Quartalsberichte mit entsprechenden Angaben sollten fester Bestandteil des Berichtswesens im FM sein.

Eine Betriebsordnung im Facility Management ist vorhanden und wird ständig aktualisiert. Diese Betriebsordnung enthält die relevanten Vorschriften für betriebliche Sicherheit und Ordnung. Zusätzlich existieren Betriebsbücher für den Normalbetrieb, die Instandhaltung und für Betriebsstörungen, die die erforderlichen Maßnahmen für einen ordnungsgemäßen Betrieb und die Betriebssicherheit der Anlage festlegen. Diese Maßnahmen sind mit Alarm- und Maßnahmenplänen abgestimmt.

Das Betriebshandbuch legt die Aufgaben und Verantwortungsbereiche des Personals, die Arbeitsanweisungen, die Kontroll- und Wartungsmaßnahmen sowie die Informations-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten fest. Ein effektives Anlagencontrolling im Facility Management wird durchgeführt.

Facility Management-Anlagencontrolling umfasst die Planung, Steuerung und Überwachung des Anlagenbetriebs unter Berücksichtigung von Sicherheits- und Risikogesichtspunkten. Der Begriff schließt Einrichtungen des Gebäudes, wie beispielsweise den baulichen Brandschutz, ein.

Die notwendige Dokumentation im Facility Management-Anlagencontrolling unterstützt die Wahrnehmung der Pflichten und kann im Schadensfall eine Entlastung ermöglichen.

Wesentliche Teile des Facility Management-Anlagencontrollings werden durch gängige EDV-Hilfsmittel effektiv unterstützt.