Risiken aus dem Vertragsmanagement / den Verträgen
Die systematische Überwachung und Bewertung von Verträgen ermöglicht es uns, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur Risikominimierung zu ergreifen
Als Großunternehmen erkennen wir die Bedeutung eines effektiven Vertragsmanagements, um Risiken zu minimieren und die Rentabilität unserer Projekte zu sichern. Wir halten Vertragsbedingungen und -fristen strikt ein und nutzen Vertragsmanagement-Tools, um unsere Geschäftsbeziehungen und Projekte effizient und erfolgreich zu managen.
Vertragsmanagement im Facility Management
Vertragsarten im Facility Management
Nur auf Grundlage vorteilhaft gestalteter Verträge, deren Risiken richtig eingeschätzt werden, kann ein Vertrag mit positivem Ergebnis im Facilty Management abgewickelt werden.
Das Facility Management umfasst unterschiedliche Vertragsinhalte, wie u.A.:
Architektenverträge
Beraterverträge
Bauverträge
Contracting-Verträge
Energielieferverträge
Gewerbemietverträge
Planerverträge
PPP - Public-Private-Partnership
Projektsteuerungsverträge
Telekommunikationsverträge
Versicherungsverträge
Wartungsverträge
Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement befasst sich mit der Steuerung, der Gestaltung, dem Abschluss, der Fortschreibung und der Abwicklung von Verträgen. Konkret bedeutet dies, dass alle bindenden Vereinbarungen in den Bereich des Vertragsmanagements fallen. Deshalb sollten alle relevanten Kollegen im Facility Management so früh als möglich in die Vertragsgestaltung und -verhandlung eingebunden werden, damit mit ihrem Expertenwissen deren Risiken zutreffend eingeschätzt werden können.
Aspekte und Risiken liegen im Vertragsmanagement, im Versäumen von Fristen und dass Verträge nicht mehr auffindbar sind. Ferner sind inhaltliche Risiken und die fehlende Aktualität eine latente Gefahr für jedes Unternehmen.
Der beste Vertrag erfüllt seine Zielsetzung nicht, wenn Inhalt und Termine vernachlässigt werden. Gerade im Bereich des Facility Managements, wo Vertragsobjekte sich häufig ändern, ist ein effizientes Vertragsmanagement unabdingbar. Im Einkauf, der normalerweise für das Vertragsmanagement verantwortlich ist, zeigt sich oft, dass die Schnittstellen bei Facility Management-Dienstleistungen nicht immer klar definiert sind. Dies führt zu Aufgaben, die nur gemeinschaftlich gelöst werden können.
Die Organisation von Verträgen erfolgt je nach Facility Management-Struktur entweder zentral oder dezentral bei den Vertragsinhabern. Beide Formen sind jedoch unzureichend, da ein dezentraler Online-Zugriff auf Vertragsinhalte stets gewährleistet sein sollte.
Die systematische Überprüfung von Vertragsinhalten und ein zeitnahes Tracking eröffnen erhebliche Sparpotenziale. Durch effiziente Ausschöpfung der Verträge, Nutzung von Rabattabstufungen und Garantieklauseln können Kosteneinsparungen erzielt werden. Ein durchgängiges elektronisches Archiv reduziert die Suchzeiten erheblich und ermöglicht ein effizientes Controlling des Vertragsmanagements.
Das Vertragsmanagement sorgt für die notwendige Transparenz und Rechtssicherheit. Es spielt eine wichtige Rolle bei der Sicherung und Verbesserung der Betriebssicherheit, der Integration neuer Objekte und Risiken in den Versicherungsschutz und der Reduzierung der Versicherungskosten.
Deshalb sind diese Daten im Rahmen des Versicherungsmanagement sehr wichtig.