Glossar für Risiko- und Notfallmanagement

Im Facility Management beschreibt das Akzeptanzrisiko die Entscheidung, bestimmte Risiken bewusst in Kauf zu nehmen, ohne präventive Maßnahmen zu ergreifen. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn die Kosten zur Sicherung eines alten Gebäudes gegen seltene Naturkatastrophen höher sind als der potenzielle Schaden, der durch ein solches Ereignis entstehen könnte. Facility Manager müssen regelmäßig die Kosten-Nutzen-Relation solcher Entscheidungen bewerten.

In der Analysephase im Facility Management werden identifizierte Risiken detailliert untersucht. Dies umfasst die Bewertung von Gefahren wie Brandschutzmängeln, Sicherheitslücken in Zugangssystemen oder möglichen Umweltauswirkungen. Ziel ist es, die Ursachen dieser Risiken zu verstehen und deren Auswirkungen auf Gebäude, Personen und Vermögenswerte zu bewerten, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Business Continuity Management. BCM im Facility Management umfasst Strategien und Maßnahmen, um den Betrieb von Gebäuden und Infrastrukturen auch bei gravierenden Störungen oder Katastrophen aufrechtzuerhalten. Dies beinhaltet die Erstellung von Notfallplänen, die regelmäßige Schulung des Personals und die Durchführung von Übungen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten im Ernstfall effektiv reagieren können.

Ein Contingency Plan im Facility Management ist ein detaillierter Notfallplan, der spezifische Maßnahmen und Verantwortlichkeiten zur Bewältigung unerwarteter Ereignisse festlegt. Solche Pläne können Evakuierungsprozeduren, Notfallkommunikation, Wiederherstellungsmaßnahmen für kritische Infrastrukturen und Alternativstandorte für den Geschäftsbetrieb umfassen.

Im Facility Management bezieht sich das Datensicherheitsrisiko auf die Gefahr, dass Gebäude- und Betriebsdaten unbefugt offengelegt, manipuliert oder zerstört werden. Dies umfasst Sicherheitsprotokolle für Zugangskontrollsysteme, Überwachungskameras und Facility-Management-Software. Angemessene IT-Sicherheitsmaßnahmen sind notwendig, um diese Risiken zu mindern und die Integrität der Betriebsdaten zu schützen.

Diversifikation im Facility Management bedeutet die Verteilung von Investitionen, Ressourcen und Lieferanten, um Abhängigkeiten zu reduzieren und Risiken zu streuen. Beispielsweise kann ein Facility Manager verschiedene Anbieter für Wartungsdienste, Sicherheitsausrüstung und Versorgungsleistungen beauftragen, um die Auswirkungen von Ausfällen oder Qualitätsmängeln bei einem einzelnen Anbieter zu minimieren.

Die Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet die Chance, dass ein spezifisches Risiko im Facility Management eintritt. Dies könnte die Wahrscheinlichkeit eines Brandes in einem alten Gebäude oder das Risiko eines Ausfalls der Heizungsanlage im Winter sein. Facility Manager nutzen diese Bewertungen, um Prioritäten bei der Risikobewältigung zu setzen und Ressourcen effizient zuzuweisen.

Ein Eskalationsprozess im Facility Management stellt sicher, dass bedeutende Risiken, die von der operativen Ebene nicht gelöst werden können, an höhere Managementebenen weitergeleitet werden. Dies könnte etwa der Fall sein, wenn eine schwerwiegende Sicherheitslücke entdeckt wird, die eine sofortige Entscheidung und Ressourcenallokation des oberen Managements erfordert.

Frühwarnsysteme im Facility Management dienen dazu, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen. Dies könnte durch Überwachungssysteme wie Rauchmelder, Wasserleckage-Detektoren oder Sicherheitskameras geschehen. Solche Systeme ermöglichen es Facility Managern, schnell auf potenzielle Gefahren zu reagieren und präventive Maßnahmen zu ergreifen, bevor sich Risiken materialisieren.

Die funktionale Risikobewertung im Facility Management konzentriert sich auf spezifische Bereiche wie Brandschutz, Gebäudeinstandhaltung, Energieversorgung und Sicherheit. Durch die Bewertung dieser Bereiche können Facility Manager maßgeschneiderte Risikomanagementstrategien entwickeln und umsetzen, um die Sicherheit und Effizienz der Gebäude zu gewährleisten.

Eine Gefährdungsanalyse im Facility Management untersucht potenzielle Gefahren und Bedrohungen, die den Betrieb eines Gebäudes beeinträchtigen könnten. Dies umfasst die Bewertung von Brandrisiken, baulichen Mängeln, Umweltauswirkungen und Sicherheitslücken. Die Analyse hilft Facility Managern, geeignete Präventions- und Reaktionsmaßnahmen zu entwickeln, um die Sicherheit und Betriebsfähigkeit der Gebäude zu gewährleisten.

Governance im Facility Management bezieht sich auf die Führung, Kontrolle und Steuerung von Gebäuden und Infrastrukturen. Es umfasst die Festlegung von Richtlinien, Verantwortlichkeiten und Prozessen, um sicherzustellen, dass Risiken systematisch und effektiv gemanagt werden. Dazu gehören auch regelmäßige Audits, Berichterstattungen und die Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.

Hauptgeschäftsrisiken im Facility Management sind zentrale Risiken, die die Kernaktivitäten und strategischen Ziele eines Unternehmens erheblich beeinflussen können. Dies können Risiken wie schwere Gebäudeschäden durch Naturkatastrophen, umfassende Sicherheitsverletzungen oder erhebliche Ausfälle kritischer Infrastrukturen sein. Die Identifikation und Überwachung dieser Risiken ist entscheidend, um den kontinuierlichen Betrieb und die Sicherheit der Einrichtungen zu gewährleisten.

Ein Hochrisikobereich im Facility Management ist ein Bereich oder Prozess, der aufgrund seiner Natur oder Bedeutung für das Unternehmen einem besonders hohen Risiko ausgesetzt ist. Beispiele sind zentrale IT-Räume, Labore mit gefährlichen Materialien oder Produktionsbereiche mit hohem Unfallrisiko. Diese Bereiche erfordern spezielle Überwachungs- und Sicherheitsmaßnahmen, um die damit verbundenen Risiken zu kontrollieren.

Eine Impactanalyse im Facility Management bewertet die potenziellen Auswirkungen von Risiken auf Gebäude, Infrastruktur und betriebliche Abläufe. Dies umfasst die Analyse von finanziellen Verlusten, Betriebsunterbrechungen, Sicherheitsvorfällen und Umweltschäden. Die Ergebnisse der Impactanalyse helfen, die Prioritäten im Risikomanagement festzulegen und geeignete Maßnahmen zur Risikominderung zu entwickeln.

Die Inzidenz im Facility Management bezeichnet die Häufigkeit, mit der bestimmte Risiken oder Ereignisse in einem festgelegten Zeitraum auftreten. Dies könnte die Anzahl der Brandalarme, Sicherheitsvorfälle oder technischen Ausfälle in einem Jahr sein. Die Erfassung und Analyse von Inzidenzdaten helfen, Muster zu erkennen und präventive Maßnahmen zu planen.

Ein Jahresrisikobericht im Facility Management dokumentiert die identifizierten Risiken, deren Bewertungen sowie die durchgeführten und geplanten Maßnahmen zur Risikobewältigung. Der Bericht bietet einen umfassenden Überblick über den Risikomanagementprozess des vergangenen Jahres und dient als Grundlage für zukünftige Strategien und Entscheidungen. Er wird oft an Stakeholder wie das obere Management, Investoren und Aufsichtsbehörden weitergeleitet.

Kontrollen im Facility Management sind Maßnahmen und Verfahren, die implementiert werden, um Risiken zu minimieren oder zu eliminieren. Dazu gehören technische Sicherheitsvorkehrungen, organisatorische Maßnahmen und betriebliche Verfahren. Beispiele sind Zugangskontrollsysteme, regelmäßige Wartungsarbeiten, Notfallpläne und Schulungsprogramme für das Personal.

Krisenmanagement im Facility Management umfasst die Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Reaktion auf schwere Vorfälle oder Katastrophen. Dies beinhaltet die Entwicklung von Notfallplänen, die Schulung des Personals und die Koordination von Sofortmaßnahmen, um die Sicherheit zu gewährleisten und den Normalbetrieb schnellstmöglich wiederherzustellen. Krisenmanagement ist ein zentraler Bestandteil der Vorbereitung auf und Reaktion auf unerwartete Ereignisse.

Das Liquiditätsrisiko im Facility Management bezieht sich auf die Gefahr, dass ein Unternehmen nicht in der Lage ist, seine kurzfristigen finanziellen Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Instandhaltung von Gebäuden zu erfüllen. Dies kann durch unerwartete Reparaturkosten, höhere Betriebsausgaben oder Zahlungsausfälle von Mietern verursacht werden. Effektive Finanzplanung und -kontrollen sind notwendig, um Liquiditätsrisiken zu steuern und die finanzielle Stabilität zu gewährleisten.

Ein Maßnahmenplan im Facility Management ist ein detaillierter Plan, der spezifische Maßnahmen und Verantwortlichkeiten zur Risikominderung oder -beseitigung definiert. Der Plan enthält konkrete Schritte, Ressourcenanforderungen und Zeitpläne zur Bewältigung identifizierter Risiken. Beispielsweise könnte ein Maßnahmenplan für Brandschutzmaßnahmen die Installation von Sprinkleranlagen, regelmäßige Feuerübungen und die Wartung von Brandmeldeanlagen umfassen.

Die Monte-Carlo-Simulation im Facility Management ist eine statistische Methode zur Bewertung von Risiken, bei der wiederholte Zufallssimulationen durchgeführt werden, um die Wahrscheinlichkeitsverteilung möglicher Ergebnisse zu analysieren. Diese Methode wird verwendet, um Unsicherheiten in Bezug auf Kosten, Zeitpläne und betriebliche Leistung zu modellieren und zu bewerten. Beispielsweise könnte die Monte-Carlo-Simulation verwendet werden, um die potenziellen Auswirkungen von Bauverzögerungen oder Kostenschwankungen bei Renovierungsprojekten zu analysieren.

Notfallmanagement im Facility Management ist der Prozess der Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Reaktion auf unerwartete Ereignisse wie Brände, Naturkatastrophen oder technische Ausfälle. Notfallmanagement umfasst die Identifikation potenzieller Notfälle, die Entwicklung von Reaktionsplänen, die Schulung von Mitarbeitern und die Durchführung regelmäßiger Übungen. Ein effektives Notfallmanagement stellt sicher, dass ein Unternehmen schnell und effektiv auf Notfälle reagieren und die Sicherheit und Betriebsfähigkeit der Gebäude aufrechterhalten kann.

Das Netto-Risiko im Facility Management ist das verbleibende Risiko, nachdem alle Risikokontrollen und -maßnahmen berücksichtigt wurden. Diese Bewertung gibt Aufschluss über das tatsächliche Risikoniveau, dem ein Unternehmen nach der Umsetzung von Risikomanagementstrategien ausgesetzt ist. Die Bestimmung des Netto-Risikos hilft, die Wirksamkeit der implementierten Maßnahmen zu bewerten und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Operative Risiken im Facility Management sind Risiken, die aus internen Prozessen, Systemen, Mitarbeitern oder externen Ereignissen resultieren und die operativen Aktivitäten eines Unternehmens beeinträchtigen können. Beispiele für operative Risiken sind technische Ausfälle, Fehler in der Gebäudeinstandhaltung, menschliches Versagen und äußere Ereignisse wie Naturkatastrophen. Ein kontinuierliches Monitoring und die Verbesserung interner Kontrollsysteme sind notwendig, um diese Risiken zu mindern.

Outsourcing-Risiken im Facility Management entstehen durch die Auslagerung von Dienstleistungen wie Reinigung, Sicherheitsdienste oder technische Wartung an externe Dienstleister. Diese Risiken können die Kontrolle und Qualität der ausgelagerten Prozesse beeinflussen und erfordern sorgfältige Auswahl und Überwachung der Dienstleister. Wichtige Aspekte sind klare Verträge, regelmäßige Leistungsüberprüfungen und die Einhaltung von Service-Level-Agreements (SLAs).

Projektmanagement-Risiken im Facility Management beziehen sich auf spezifische Risiken, die die Ziele, Zeitpläne, Budgets oder Qualität von Bau- oder Renovierungsprojekten beeinträchtigen können. Diese Risiken können aus unklaren Anforderungen, unvorhergesehenen technischen Herausforderungen, Ressourcenmangel oder unzureichender Kommunikation resultieren. Ein effektives Projektmanagement umfasst die Identifikation, Bewertung und Überwachung dieser Risiken sowie die Entwicklung von Maßnahmenplänen zur Risikominderung.

Präventive Maßnahmen im Facility Management sind proaktive Maßnahmen, die ergriffen werden, um das Eintreten von Risiken zu verhindern oder deren Auswirkungen zu minimieren. Beispiele sind die regelmäßige Wartung von Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen, die Durchführung von Brandschutzübungen, die Installation von Sicherheitssystemen und die Schulung von Mitarbeitern. Diese Maßnahmen sind entscheidend, um die Sicherheit und Effizienz der Gebäudeverwaltung zu gewährleisten.

Die qualitative Risikobewertung im Facility Management verwendet subjektive Einschätzungen und Erfahrungen zur Bewertung von Risiken. Diese Methode klassifiziert Risiken nach ihrer Schwere und Wahrscheinlichkeit, um deren Priorität zu bestimmen. Typische Techniken umfassen Experteninterviews, Brainstorming-Sitzungen und die Verwendung von Risikomatrixen, um Risiken visuell darzustellen und zu priorisieren.

Die quantitative Risikobewertung im Facility Management verwendet statistische und mathematische Methoden, um das Ausmaß und die Wahrscheinlichkeit von Risiken zu messen. Diese Methode bietet eine objektive Grundlage für die Entscheidungsfindung und umfasst Techniken wie Monte-Carlo-Simulationen, Sensitivitätsanalysen und Szenarioanalysen. Quantitative Bewertungen ermöglichen eine präzise Messung der potenziellen finanziellen und betrieblichen Auswirkungen von Risiken und unterstützen die Entwicklung gezielter Risikomanagementstrategien.

Der Risikoappetit im Facility Management beschreibt das Ausmaß an Risiko, das ein Unternehmen bereit ist einzugehen, um seine Ziele zu erreichen. Der Risikoappetit basiert auf der Risikobereitschaft und Risikokapazität des Unternehmens und wird durch die Unternehmensführung festgelegt. Er dient als Rahmen für die Risikomanagementstrategie und beeinflusst Entscheidungen in Bezug auf Investitionen, Projekte und Betriebsstrategien.

Die Risikobewertung im Facility Management umfasst die Identifikation, Analyse und Bewertung von Risiken, um deren Bedeutung und Priorität für das Unternehmen zu bestimmen. Diese Bewertung umfasst die Einschätzung der Eintrittswahrscheinlichkeit und der potenziellen Auswirkungen von Risiken. Die Ergebnisse der Risikobewertung bilden die Grundlage für die Entwicklung von Maßnahmenplänen zur Risikominderung und die Zuweisung von Ressourcen für das Risikomanagement.

Ein Risikoeigner im Facility Management ist eine Person oder Organisationseinheit, die für das Management eines spezifischen Risikos verantwortlich ist. Der Risikoeigner trägt die Verantwortung für die Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Risikobewältigung und die Überwachung der Risikosituation. Die Benennung von Risikoeignern stellt sicher, dass klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten im Risikomanagementprozess bestehen.

Die Schadenshöhe im Facility Management bezeichnet das potenzielle Ausmaß des finanziellen oder operativen Schadens, der durch das Eintreten eines Risikos verursacht werden kann. Die Bewertung der Schadenshöhe hilft, die Priorität von Risiken zu bestimmen und die Ressourcen für die Risikobewältigung effektiv zuzuweisen. Beispiele für Schadenshöhe sind die geschätzten Kosten eines Gebäudebrands, der Produktionsausfall durch technische Störungen oder der Umsatzverlust durch Betriebsschließungen.

Die Szenarioanalyse im Facility Management ist eine Methode zur Bewertung von Risiken, bei der verschiedene hypothetische Szenarien und deren potenzielle Auswirkungen auf ein Unternehmen analysiert werden. Diese Methode hilft, die Bandbreite möglicher zukünftiger Entwicklungen zu verstehen und die Resilienz des Unternehmens gegenüber Unsicherheiten zu erhöhen. Szenarioanalysen werden oft in der strategischen Planung und im Gebäudemanagement eingesetzt, um alternative Zukunftsperspektiven zu berücksichtigen und vorbereitende Maßnahmen zu entwickeln.

Technologierisiken im Facility Management sind Risiken, die durch den Einsatz von Technologie entstehen und die Sicherheit, Effizienz oder Funktionalität von Systemen und Prozessen beeinträchtigen können. Diese Risiken umfassen Cyber-Bedrohungen, Systemausfälle, Softwarefehler und technologische Überalterung. Facility Manager müssen kontinuierlich in die Sicherheit und Aktualisierung ihrer Technologien investieren sowie Notfallpläne für technologische Ausfälle entwickeln, um diese Risiken zu mindern.

Das Transferrisiko im Facility Management entsteht durch die Übertragung von Risiken auf Dritte, wie Versicherungen oder Outsourcing-Partner. Diese Strategie reduziert das Risiko für das Unternehmen, erfordert jedoch sorgfältige Vertragsgestaltung und Überwachung der Leistung des Dritten. Beispiele sind die Beschaffung von Versicherungen gegen Naturkatastrophen oder die Auslagerung von IT-Dienstleistungen an spezialisierte Anbieter.

Überwachungsmaßnahmen im Facility Management sind kontinuierliche Aktivitäten und Verfahren zur Überwachung und Überprüfung der Wirksamkeit von Risikomanagementprozessen und -kontrollen. Diese Maßnahmen umfassen regelmäßige Audits, Risiko-Reviews und die Nutzung von Überwachungs- und Berichtssystemen. Überwachungsmaßnahmen helfen, potenzielle Schwachstellen und Verbesserungspotenziale im Risikomanagement zu identifizieren und die kontinuierliche Anpassung der Strategien sicherzustellen.

Unternehmensrisikomanagement. ERM im Facility Management ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Identifikation, Bewertung und Steuerung aller wesentlichen Risiken, die den Betrieb von Gebäuden und Einrichtungen betreffen. ERM integriert Risikomanagementprozesse in die gesamte Unternehmensstrategie und -kultur und stellt sicher, dass Risiken auf allen Ebenen systematisch und koordiniert behandelt werden. ERM zielt darauf ab, die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens zu stärken und langfristige Ziele und Wertschöpfung zu sichern.

Verlustvermeidung im Facility Management umfasst Strategien und Maßnahmen, die darauf abzielen, potenzielle Verluste zu verhindern oder zu minimieren. Dies kann durch präventive Maßnahmen wie die Implementierung von Sicherheitsvorkehrungen, die Schulung von Mitarbeitern und die Einführung von Best Practices erreicht werden. Verlustvermeidung ist ein proaktiver Ansatz im Risikomanagement, der darauf abzielt, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu eliminieren.

Vorsorgemaßnahmen im Facility Management sind präventive Maßnahmen, die im Voraus ergriffen werden, um die Eintrittswahrscheinlichkeit oder Auswirkungen von Risiken zu reduzieren. Diese Maßnahmen können organisatorische, technische oder verfahrenstechnische Natur sein und umfassen beispielsweise die Durchführung regelmäßiger Wartungsarbeiten, die Implementierung von Sicherheitsprotokollen und die Schulung von Mitarbeitern. Vorsorgemaßnahmen sind ein zentraler Bestandteil eines effektiven Risikomanagements.

Ein Worst-Case-Szenario im Facility Management beschreibt die Analyse des schlimmstmöglichen Falls, bei dem die maximalen negativen Auswirkungen eines Risikos auf ein Unternehmen bewertet werden. Diese Analyse hilft, die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens gegenüber extremen Ereignissen zu verstehen und geeignete Notfallpläne zu entwickeln. Worst-Case-Szenarien werden oft in der Katastrophenvorsorge und im strategischen Risikomanagement eingesetzt.

Zukunftsrisiken im Facility Management sind Risiken, die aus zukünftigen Entwicklungen oder Veränderungen in der Umgebung eines Unternehmens resultieren und dessen langfristige Strategie und Nachhaltigkeit beeinflussen können. Diese Risiken können durch technologische Innovationen, demografische Veränderungen, neue regulatorische Anforderungen oder globale wirtschaftliche Trends entstehen. Die Identifikation und Bewertung von Zukunftsrisiken ist entscheidend, um die langfristige Wettbewerbsfähigkeit und Resilienz des Unternehmens zu sichern.