Risiken des Managements / der Organisation
Risikomanagement ist für jedes große Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu bewältigen
Die umfassende Erfassung und Analyse von Risiken sowie die Entwicklung geeigneter Strategien zur Risikobewältigung sind entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Mit der automatischen Erkennung von Risiken und der Integration von Echtzeitdaten können Unternehmen direkt und effektiv auf neu auftretende Risiken reagieren und potenzielle Schäden minimieren.
Implementierung von Risikomanagement in der Facility Management-Organisation
- Organisationspflichten
- Aufsichts- und Führungspflichten
- Durchführungspflichten
- Organisationsverschulden
- Pflichtverletzung
- Pflichtenübertragung
Organisationspflichten im Facility Management
Prozessbewertung und -kontrolle
Ein strukturierter Ansatz zur Bewertung und Kontrolle von Abläufen, der Effizienz und Compliance in Geschäftsprozessen sichert.
Die gewählte Aufbau- und Ablauforganisation sowie Kommunikations- und Berichtswege sowie der Entscheidungsfindungsprozess können positive oder negative Einflüsse auf die Erreichung der Unternehmensziele haben, sie wirkt auf Mitarbeiter-Fluktuation und Motivation.
Mit Blick auf Maßnahmen des Arbeitsschutzes fordert 3 Abs. 2 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) von Arbeitgebern für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen. Die Organisationspflichten obliegen zunächst dem Management, nachrangig aber allen Führungskräften vom Abteilungsleiter bis zum Vorarbeiter.
Die Unternehmensleitung muss eine lückenlose und in sich widerspruchsfreie Aufgabenverteilung sowie Vertretungsregelung festlegen, um sicherzustellen, dass weder Zuständigkeitslücken noch blockierende Kompetenzüberschneidungen entstehen. Dabei steht im Vordergrund, die Unversehrtheit der Beschäftigten und Dritter zu schützen, sonstige Rechte zu wahren und die Umwelt zu schützen.
Aufsichtspflichten und Führungspflichten
Risikomanagement und Lösungen
Diagramm zur Darstellung von Risiken, Korrekturmaßnahmen und Verbindungen zur Sicherstellung von Zuverlässigkeit und Minimierung betrieblicher Schwachstellen.
Das Management setzt für die Wahrnehmung der Aufsichtspflichten ausschließlich fachlich qualifizierte und geeignete Führungskräfte ein. Die Regelungen zur Pflichtenübertragung sind klar festgelegt und ihre Umsetzung wird kontinuierlich überwacht. Betriebsbeauftragte oder Koordinatoren werden bestellt, oder es werden qualifizierte Fremdunternehmen beauftragt.
Die Unternehmensleitung stellt durch die Übertragung von Befugnissen an die Führungskräfte sowie durch die Bereitstellung von Unterlagen, Anleitungen, Prozessbeschreibungen und Betriebshandbüchern sicher, dass alle Beschäftigten ordnungsgemäß in ihre Tätigkeiten eingewiesen und unterwiesen sind.
Die Hauptverantwortung der Führungskräfte konzentriert sich auf die Auswahl und den Einsatz von geeigneten Mitarbeitern für sicherheitsrelevante Aufgaben. Darüber hinaus sind sie für die An-, Ein- und Unterweisung der Beschäftigten oder von Fremdunternehmen zuständig und übernehmen die Aufsicht über die ordnungsgemäße Durchführung aller Tätigkeiten.
Durchführungspflichten
Prozessbewertung und -kontrolle
Ein strukturierter Ansatz zur Bewertung und Kontrolle von Abläufen, der Effizienz und Compliance in Geschäftsprozessen sichert.
Bei einer Delegation wird die Entscheidungskompetenz von einer Instanz, dem Delegierenden, an in der Regel unterstellte Instanzen oder Stellen, die Delegationsempfänger, übertragen. Im Gegensatz zur betriebswirtschaftlichen Definition handelt es sich nicht um die Übertragung von Tätigkeiten von einer übergeordneten an eine untergeordnete Instanz, sondern um die Übertragung der Arbeit an eine andere Personengruppe.
Die Führungsverantwortung bleibt beim Delegierenden. Er muss sich sicher sein, dass der Delegationsempfänger die erforderlichen Kenntnisse und Kompetenzen für die Durchführung der Aufgabe besitzt. Zudem muss der Delegierende das Risiko der Maßnahme im Hinblick auf mögliche Gefahren durch Dritte angemessen einschätzen und bewerten.
Die Durchführungsverantwortung wird dem Delegationsempfänger übertragen. Falls der Delegationsempfänger die für die Durchführung erforderlichen Kenntnisse nicht besitzt, hat er das Recht, die delegierte Aufgabe abzulehnen.
Organisationsverschulden
Marktveränderungen und Outsourcing
Diagramm zeigt Kernprozesse, Strategien und Systeme zur Anpassung an Marktveränderungen und Outsourcing-Möglichkeiten.
Begriffe wie Organisationsverschulden werden nunmehr diskutiert, die notwendigen Konsequenzen aber nur selten ergriffen, da Informationen und Zusammenhänge über die Betreiberverantwortung evtuell fehlen.
Im deutschen Arbeitsschutzrecht sind die Fürsorgepflichten gegenüber den eigenen Beschäftigten bereits stark ausgeprägt und sie erstrecken sich zusätzlich auf die Allgemeinheit.
Eine Haftung tritt sowohl im Innen- als auch im Außenverhältnis auf, wenn es eine Pflichtverletzung gibt, diese kausal für einen Schaden ist und ein Schaden entstanden ist.
Diese Verhältnisse sind unbedingt im Rahmen des Risikomanagementsystemes ständig zu überwachen.
Pflichtverletzung
Marktveränderungen und Outsourcing
Diagramm zeigt Kernprozesse, Strategien und Systeme zur Anpassung an Marktveränderungen und Outsourcing-Möglichkeiten.
43 GmbHG setzt eine objektive Pflichtverletzung des Geschäftsführers voraus, wobei es allgemeine und spezielle Sorgfaltspflichten gibt.
Risikoreiche Geschäfte sind erlaubt, da unternehmerisches Handeln immer mit Risiken verbunden ist. Erst wenn die Grenze des erlaubten Risikos überschritten ist, liegt eine Pflichtwidrigkeit vor.
Die Verantwortung jedes Einzelnen kann durch eine klare Zuständigkeitsverteilung eingeschränkt werden..
Eine Pflichtverletzung im Facility Management kann verschiedene Formen annehmen, je nach den spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Facility Managers:
Vernachlässigung von Wartungsarbeiten: Facility Manager sind dafür verantwortlich, dass Gebäude und Anlagen ordnungsgemäß gewartet werden. Wenn ein Facility Manager diese Verantwortung vernachlässigt und es zu einem Schaden oder Unfall kommt, kann dies als Pflichtverletzung angesehen werden.
Sicherheitsrisiken ignorieren: Ein Facility Manager hat die Aufgabe, sicherzustellen, dass Gebäude und Anlagen sicher sind und den geltenden Vorschriften entsprechen. Wenn ein Facility Manager Sicherheitsrisiken ignoriert oder nicht angemessen darauf reagiert, kann dies als Pflichtverletzung betrachtet werden.
Vertragsverletzungen: Facility Manager haben oft Verträge mit verschiedenen Dienstleistern und Lieferanten abgeschlossen. Wenn ein Facility Manager diese Verträge nicht einhält oder andere Vertragsverletzungen begeht, kann dies als Pflichtverletzung angesehen werden.
Mängel in der Kommunikation: Facility Manager sind oft Schnittstellen zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern. Wenn ein Facility Manager wichtige Informationen nicht weitergibt oder nicht effektiv kommuniziert, kann dies als Pflichtverletzung betrachtet werden.
Pflichtenübertragung
Marktveränderungen und Outsourcing
Diagramm zeigt Kernprozesse, Strategien und Systeme zur Anpassung an Marktveränderungen und Outsourcing-Möglichkeiten.
Führungskräfte haben kraft ihrer Stellung im Unternehmen originäre, eigenständige Pflichten in ihrem jeweiligen Aufgaben- und Zuständigkeitsbereich. Dies gilt insbesondere für Personen, die vom Management beauftragt sind, den Betrieb ganz oder teilweise zu leiten, wie beispielhaft Betriebsleiter, Werkleiter, Dienststellen- oder Fachbereichsleiter, Direktoren oder Prokuristen ( 9 Abs. 2 Nr. 1 OWiG).
Aber bei allen anderen Führungskräften gehören Organisations-, Auswahl- und Überwachungspflichten zur Führungsverantwortung.
Bei der Übertragung von Aufgaben und Pflichten kann sichergestellt sein, dass der Verpflichtete die Kompetenzen, Befugnisse und Mittel besitzt die Verantwortung ( 9 Abs. 2 Nr. 2 OWiG) wahrzunehmen. Insbesondere bei der innerbetrieblichen Delegation kann der Verpflichtete gegebenenfalls gesondert mit Kompetenzen oder Mitteln ausgestattet werden beziehungsweise entsprechende Vollmachten erhalten
Bei aller Delegation verbleibt eine Aufsichtspflicht bei demjenigen, der die Pflicht überträgt ( 130 OWiG).