Insbesondere eindeutige, vollständige und ausreichend detaillierte Prozessdarstellungen erleichtern den Kollegen das vorschriftsmäßige und nachvollziehbare Arbeiten und ermöglichen eine Bewertung des Risikos der jeweiligen Arbeitsschritte mit zugehörigen Schnittstellen, Verantwortlichen und Werkzeugen im Rahmen des Risiko-ManagementProzesses.
Die Bestandsdokumentation kann darüber Aufschluss geben, welche prüf- und überwachungsbedürftigen Einrichtungen und Anlagen im Gebäude vorhanden sind. Ferner können Nachweise wie Prüf- und Abnahmebescheinigungen, Zertifikate, Protokolle, Atteste vorhanden sein und Prüfvorschriften der Hersteller können Aussagen darüber enthalten, wie Prüfungen im Einzelfall vorzunehmen sind.
Die Betriebsdokumentation kann fortlaufende Aufzeichnungen enthalten, wann welche Prüfungen durch wen vorzunehmen sind, wann welche Prüfungen mit welchem Ergebnis vorgenommen und ob erkannte Mängel fristgerecht behoben wurden. Ferner gehören zur notwendigen Dokumentation Betriebs-, Bedienungs- und Wartungsanleitungen.
Bei der FM Dokumentation spielen die Strukturierung der Information, die prägnante Formulierung von Texten, die Aufbereitung von visuellen Informationen und die Wahl des richtigen Mediums eine wesentliche Rolle. Hierzu zählen neben Bestandsunterlagen, Gebrauchs- und Betriebsanleitungen elektronische Teilekataloge, Service- und Reparaturhandbücher, Handbücher für Software sowie interaktive Hilfesysteme und Online-Hilfen.
So sind gern. DIN 145073 Hauptkriterien für gute Leserlichkeit Erkennbarkeit, Lesbarkeit, Leseentfernung, Betrachtungswinkel und der Kontrast. So sind alle zeichenabhängige, textabhängige, zeichenträgerabhängige, personenabhängige und situationsabhängige Einflüsse unbedingt in einer guten Dokumentation im FM zu beachten und einzuhalten.
Es sollte bei der Erstellung daran gedacht werden, dass alle Dokumentationen nicht mehr zwangsläufig in gedruckter Form, sondern immer mehr auf CD-ROM oder Webseiten im Firmenintranet publiziert werden.