Risikodokumentation für umfassendes Facility-Management
Eine effektive Dokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil des Risikomanagements für ein Großunternehmen, um den Überblick über Risiken und Maßnahmen zu behalten
Eine klare und umfassende Dokumentation minimiert potenzielle Haftungsrisiken und gewährleistet eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Die Dokumentation wird regelmäßig aktualisiert und überprüft, um den aktuellen Gegebenheiten zu entsprechen. Eine einheitliche Dokumentationsstruktur und -sprache erleichtern die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen innerhalb des Unternehmens.
Dokumentationsmanagement im Facility Management
Bestands- und Betriebsdokumentation
Eine kaum überschaubare Zahl von EU-Richtlinien, Bundes- und Landesgesetzen, kommunalen Satzungen, Verwaltungsvorschriften und die allgemein anerkannten Regeln der Technik fordern klar geregelte Abläufe, transparente Organisationen und revisionssichere Dokumentationen im Facility Management.
Nur dadurch ist es möglich Betreiberverantwortung teilweise zu delegieren und sich zu exkulpieren. Besondere Bedeutung kommt hierbei einer lückenloser Dokumentation zu
Die Bestands- und Betriebsdokumentation wird im FM seit jeher eher stiefmütterlich behandelt und stellt deshalb im Zusammenhang mit der Betreiberverantwortung ein latentes Risiko dar.
Im Bereich der Dokumentation können alle Leistungen zur Erfassung, Speicherung und Fortbeschreibung aller Informationen und Daten über den Bestand und die rechtssichere Betriebsführung enthalten sein.
Viele Arbeiten im FM fuhren zu Änderungen des technischen Zustandes von Bauteilen und Prozessen. Bei Umbauten oder Reparaturen mit einem Wechsel auf neue Bauteile ist dies regelmäßig der Fall. Der neue technische Status ist durch das FM zu dokumentieren.
Ebenso sind bestimmte Leistungen aufgrund öffentlich rechtlicher Vorschriften dokumentationspflichtig wie beispielhaft die Wartung von Aufzugsanlagen und Brandschutzklappen. Hier hat der Auftragnehmer eine durch Verordnung bestimmte Dokumentationsverpflichtung, wenn er Betreiber der Anlage ist. Bleibt der Auftraggeber Betreiber, kann er den Auftragnehmer zur Dokumentation der Wartung entsprechend verpflichten. Zu regeln ist der Nachweis der Dokumentation und die Organisation der Erfassung von Abnahmezeugnissen durch den Auftraggeber. Der Gestaltung der Gebäude-und Anlagendokumentation kommt daher eine große Bedeutung zu.
Folgende Punkte sind durch eine rechtssichere Facility Management-Dokumentationen zu gewährleisten:
Nachweis einer lückenlosen und widerspruchsfreien Aufgabenverteilung im Unternehmen
Nachweis der zweifelsfreien Delegation und Übertragung von Aufgabe und Verantwortung an Kollegen oder Fremdfirma
Bei der Auswahl kann die im Verkehr erforderliche Sorgfalt beachtet worden sein
Nachweis der ausreichenden Qualifizierung und Eignung der ausführenden Kollegen oder der beauftragten Fremdfirma
Nachweis der ausreichenden Einweisung und Überwachung der Durchführung
Nachweis, dass ein Schaden bei Beachtung der erforderlichen Sorgfalt eingetreten wäre (Widerlegung der Ursächlichkeitsvermutung).
Insbesondere eindeutige, vollständige und ausreichend detaillierte Prozessdarstellungen erleichtern den Kollegen das vorschriftsmäßige und nachvollziehbare Arbeiten und ermöglichen eine Bewertung des Risikos der jeweiligen Arbeitsschritte mit zugehörigen Schnittstellen, Verantwortlichen und Werkzeugen im Rahmen des Risiko-ManagementProzesses.
Die Bestandsdokumentation kann darüber Aufschluss geben, welche prüf- und überwachungsbedürftigen Einrichtungen und Anlagen im Gebäude vorhanden sind. Ferner können Nachweise wie Prüf- und Abnahmebescheinigungen, Zertifikate, Protokolle, Atteste vorhanden sein und Prüfvorschriften der Hersteller können Aussagen darüber enthalten, wie Prüfungen im Einzelfall vorzunehmen sind.
Die Betriebsdokumentation kann fortlaufende Aufzeichnungen enthalten, wann welche Prüfungen durch wen vorzunehmen sind, wann welche Prüfungen mit welchem Ergebnis vorgenommen und ob erkannte Mängel fristgerecht behoben wurden. Ferner gehören zur notwendigen Dokumentation Betriebs-, Bedienungs- und Wartungsanleitungen.
Bei der FM Dokumentation spielen die Strukturierung der Information, die prägnante Formulierung von Texten, die Aufbereitung von visuellen Informationen und die Wahl des richtigen Mediums eine wesentliche Rolle. Hierzu zählen neben Bestandsunterlagen, Gebrauchs- und Betriebsanleitungen elektronische Teilekataloge, Service- und Reparaturhandbücher, Handbücher für Software sowie interaktive Hilfesysteme und Online-Hilfen.
So sind gern. DIN 145073 Hauptkriterien für gute Leserlichkeit Erkennbarkeit, Lesbarkeit, Leseentfernung, Betrachtungswinkel und der Kontrast. So sind alle zeichenabhängige, textabhängige, zeichenträgerabhängige, personenabhängige und situationsabhängige Einflüsse unbedingt in einer guten Dokumentation im FM zu beachten und einzuhalten.
Es sollte bei der Erstellung daran gedacht werden, dass alle Dokumentationen nicht mehr zwangsläufig in gedruckter Form, sondern immer mehr auf CD-ROM oder Webseiten im Firmenintranet publiziert werden.