Anlagen betreiben

Beim Betrieb von Gebäuden und gebäudetechnischen Anlagen bestehen zunächst die allgemeinen Pflichten, wie sie gemeinhin bei jeder Ausübung einer Geschäftstätigkeit gelten, insbesondere in Verbindung mit der Beschäftigung von Arbeitnehmern. Diese allgemeinen Pflichten dienen insbesondere dem Arbeitsschutz und beruhen auf dem Bürgerlichen Gesetzbuch, Siebtem Sozialgesetzbuch, Arbeitsschutzgesetz,Arbeitssicherheitsgesetz und Unfallverhütungsvorschriften.

Neber der allgemeinen Betreiberverantwortung bestehen spezielle Gebäudebetreiberpflichten, weil vom Betrieb eines Gebäudes oder der gebäudetechnischen Anlagen besondere Gefahren für die Sicherheit Dritter und der Umwelt ausgehen können.

Die Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebes, die Veranlassung der gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen durch Sachverständige und Sachkundige, die Störungsbeseitigung und die Instandhaltung zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit und Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflicht durch Wege- und Trittsicherheit, Absturzsicherung, Baustellensicherung sowie Winterdienste zur Freihaltung von Wegen und Zugängen bei Schnee und Eis.

Eine zentrale Rolle innerhalb dieser Gebäudebetreiberpflichten nimmt die fristgerechte Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen ein. Hierunter sind Erstprüfungen; vor Inbetriebnahme oder bei wesentlicher Änderung, wiederkehrende und gegebenenfalls besondere Prüfungen zu verstehen.

Für technische Prüfungen und Brandverhütungsschauen existieren Verordnungen der Bundesländer, bei elektrischen Anlagen gelten die entsprechenden Unfallverhütungsvorschriften (BGV A3 mit Verweis auf diverse DIN VDE-Bestimmungen), bei überwachungsbedürftigen Anlagen, wie beispielhaft Aufzügen die Betriebssicherheitsverordnung.

Ein rechtsicherer Umgang und Verringerung des Risikos eines Organisationsverschuldens in den formalen Belangen kann weder besonders kompliziert noch unerschwinglich teuer sein. Dies gilt insbesondere deshalb, weil viele organisatorische Regelungen für ein funktionierendes Unternehmen ohnehin unabdingbar notwendig sind und einmal richtig festgelegt, über Jahre hinweg Bestand haben können.

Erste Pflicht des Managements ist die Festlegung einer Aufbauorganisation mit klaren Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Kompetenzen. Hinsichtlich der Beschaffung der erforderlichen Bestandsdokumentation empfiehlt es sich, bei Neu- oder Umbaumaßnahmen die Projektbeteiligten zu einer vollständigen Lieferung der notwendigen Dokumente zu verpflichten.

Bestehende Regelungen reichen hierfür bei weitem nicht aus, weshalb besondere Regelungen in Ihren Verträgen sinnvoll sind. Bei keiner anderen Gelegenheit lässt sich eine Bestandsdokumentation für den Auftraggeber günstiger gewinnen. Sofern keine Baumaßnahmen anstehen, können notwendige Bestandsdaten mit Unterstützung von temporären Hilfskräften wirtschaftlich erhoben werden; Grundlagen für ein Anlagencontrolling können beispielhaft durch eine fachkundig betreute Diplomarbeit beschafft werden.

Die Gebäude-, Anlagen und Betriebsdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil im Risikomanagement und wird im Rahmen eines Risiko-Betriebstagebuches ständig gepflegt.

Hierbei sollten vor allem die internen oder externen Dienstleister in die Pflicht genommen werden, wenn diese für die Betriebsführung und Instandhaltung verantwortlich sind. Monats- oder Quartalsberichte mit entsprechenden Angaben sollten fester Bestandteil des Berichtswesens im FM sein.

Zusätzlich kann eine Betriebsordnung im FM vorhanden sein und ständig fortgeschrieben werden. Die Facility Management-Betriebsordnung hat die maßgeblichen Vorschriften für die betriebliche Sicherheit und Ordnung zu enthalten. Zusätzlich können Betriebsbücher erstellt werden für den Normalbetrieb, die Instandhaltung und für Betriebsstörungen, die für einen ordnungsgemäßen Betrieb und die Betriebssicherheit der Anlage erforderlichen Maßnahmen festlegen. Die erforderlichen Maßnahmen sind mit Alarm- und Maßnahmenplänen abzustimmen.

Im Betriebshandbuch sind die Aufgaben und Verantwortungsbereiche des Personals, die Arbeitsanweisungen, die Kontroll- und Wartungsmaßnahmen sowie die Informations-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten festzulegen. Zusätzlich ist ein effektives Anlagencontrolling im FM durchzuführen.

Unter einem Facility Management-Anlagencontrolling ist hier die Planung, Steuerung und Überwachung des Anlagenbetriebes unter Sicherheits- und Risikogesichtspunkten zu verstehen. Der Begriff Facility Management-Anlagencontrolling schließt dabei Einrichtungen des Gebäudes wie beispielhaft des baulichen Brandschutzes mit ein.

In Kombination mit der notwendigen Dokumentation kann das Facility Management Anlagencontrolling sowohl die Wahrnehmung der Pflichten unterstützen, als im Schadensfalle eine Exkulpation erleichtern.

Wesentliche Teile eines Facility Management-Anlagencontrollings sollten mittels gängigen EDV-Hilfsmitteln wirksam unterstützt werden.