Risiken aus dem Vertragsmanagement / den Verträgen
Die systematische Überwachung und Bewertung von Verträgen ermöglicht es uns, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur Risikominimierung zu ergreifen
Als Großunternehmen sind wir uns der Bedeutung eines effektiven Vertragsmanagements bewusst, um Risiken zu minimieren und die Rentabilität unserer Projekte sicherzustellen. Durch die Einhaltung von Vertragsbedingungen und -fristen sowie die Nutzung von Vertragsmanagement-Tools können wir unsere Geschäftsbeziehungen und Projekte effizienter und erfolgreicher gestalten.
Vertragsmanagement im Facility Management
Vertragsarten im Facility Management
Nur auf Grundlage vorteilhaft gestalteter Verträge, deren Risiken richtig eingeschätzt werden, kann ein Vertrag mit positivem Ergebnis im Facilty Management abgewickelt werden.
Das Facility Management umfasst unterschiedliche Vertragsinhalte, wie u.A.:
Architektenverträge
Beraterverträge
Bauverträge
Contracting-Verträge
Energielieferverträge
Gewerbemietverträge
Planerverträge
PPP - Public-Private-Partnership
Projektsteuerungsverträge
Telekommunikationsverträge
Versicherungsverträge
Wartungsverträge
Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement befasst sich mit der Steuerung, der Gestaltung, dem Abschluss, der Fortschreibung und der Abwicklung von Verträgen. Konkret bedeutet dies, dass alle bindenden Vereinbarungen in den Bereich des Vertragsmanagements fallen. Deshalb sollten alle relevanten Kollegen im Facility Management so früh als möglich in die Vertragsgestaltung und -verhandlung eingebunden werden, damit mit ihrem Expertenwissen deren Risiken zutreffend eingeschätzt werden können.
Aspekte und Risiken liegen im Vertragsmanagement, im Versäumen von Fristen und dass Verträge nicht mehr auffindbar sind. Ferner sind inhaltliche Risiken und die fehlende Aktualität eine latente Gefahr für jedes Unternehmen.
Der beste Vertrag verfehlt seine Zielsetzung, wenn dessen Inhalt vergessen geht und Termine und Konditionen nicht eingehalten werden. Eines der größten Vertragsrisikos ist die fehlende Aktualität. Ist der Vertrag einmal abgeschlossen, wird er all zu oft vernachlässigt, schlecht umgesetzt oder auf die vereinbarte Leistungserbringung nur ungenügend überprüft.
Im Gegensatz zu Kaufverträgen für Material oder Büroeinrichtungen ändern sich bei Facility Management-Dienstleistungen oft die Vertragsobjekte. Dadurch ist ein Vertragsmanagement zur Risikominimierung zwingend notwendig. Für das Vertragsmanagement ist normalerweise der Einkauf zuständig. Bei Facility Management-Dienstleistungen sind oftmals die Schnittstellen nicht eindeutig oder nicht gut festgelegt und es gibt Aufgaben die nur von mehreren Funktionsbereichen gemeinsam gelöst werden können.
Abhängig von der Facility Management-Organisation werden zudem Verträge zentral oder bei den jeweiligen Vertragsinhabern abgelegt. Beide Organisationsformen genügen dem Anspruch im FM nicht, da immer ein dezentraler Zugriff auf Vertragsinhalte online möglich sein sollte.
Durch eine systematische Überprüfung von Vertragsinhalten und deren zeitnahes Tracking kann ein wesentliches Sparpotenzial im FM erreicht werden. Kosteneinsparungen dank effizienter Vertragsausschöpfung, Nutzung von Rabattabstufungen und Garantieklauseln sind so möglich. Nicht zuletzt kann hierüber das Controlling für ein effizientes Vertragsmanagement erfolgen. Diese durchgängige elektronische Ablage vermindert Suchzeiten drastisch.
Das Vertragsmanagement bietet die geforderte Transparenz und ein umfassendes proaktives Management von Vertragsinhalten gibt die nötige Rechtssicherheit. Grosse Bedeutungen bekommen der Erhalt und der Verbesserung der Sicherheit, der Einbindung neuer Objekte und Risiken in den Versicherungsschutz und der Verringerung der Versicherungskosten.
Deshalb sind diese Daten im Rahmen des Versicherungsmanagement sehr wichtig.