Timeline zum Risikomanagement bei Standortverlagerungen

Timeline zur Implementierung eines Risikomanagements (RM) in Bezug auf den Neubau eines Unternehmensstandorts und den zukünftigen Betrieb. Die Phasen (1–8) leiten sich aus dem ISO 31000-Prozess ab. Jede Phase deckt sowohl bau- bzw. projektbezogene Risiken (Planung, Bauausführung, Kosten, Termine) als auch betriebsbezogene Risiken (Arbeitsschutz, Instandhaltung, Versorgungssicherheit, Compliance) ab, um nahtlos vom Neubau in den Regelbetrieb zu überleiten. So bleibt das RMS nicht auf das Bauprojekt begrenzt, sondern wird in den langfristigen Betrieb überführt, inkl. KVP, ESG-Verknüpfung, Arbeitssicherheitskontinuität und digitaler Weiterentwicklung.

Zeitraum: April 2025 – Januar 2026

• April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen

  Verantwortlich: Facility Management, Geschäftsleitung, Technischer Leiter, Sicherheitsbeauftragte

  -Definition der strategischen Schutzziele in Bezug auf Sicherheit, Resilienz und Geschäftskontinuität

  -Analyse bestehender Risiko- und Notfallmanagementkonzepte und Ableitung von Handlungsbedarfen

  -Entscheidung: Integration von BCM (Business Continuity Management) oder eigenständige Notfallpläne

  -Abgleich mit ESG-Strategien, Unternehmensrisikopolitik und Compliance-Vorgaben

  

• Juni – Juli 2025: Technische Bestandserhebung und Bedarfsanalyse (Neubau)

  Verantwortlich: Facility Management, Bauabteilung, Sicherheitsplanung, externe Sachverständige

  -Erfassung der sicherheitsrelevanten Gebäudebereiche und kritischen Infrastrukturen

  -Definition von Risiko- und Notfallzonen (z. B. Serverräume, Fluchtwege, Versorgungskerne)

  -Erstellung eines Schutzkonzepts mit Risiko- und Schwachstellenanalyse

  -Ermittlung gesetzlicher Prüfpflichten und organisatorischer Aufwände

  

• Juli – August 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren

  Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, Sicherheitsplanung, Rechtsabteilung

  -Erstellung technischer und organisatorischer Anforderungen für Notfallmanagementsysteme

  -Definition von KPIs: Reaktionszeiten, Interventionssicherheit, Wiederanlaufzeit (RTO)

  -Erstellung der Leistungsverzeichnisse gemäß VOB/VgV

  -Einleitung des Vergabeverfahrens und Auswahl qualifizierter Anbieter für Sicherheitslösungen

  

• September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf*

  

• Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung

  

• Dezember 2025 – März 2026: Digitalisierung & Smart Risk Monitoring (Pilotvorbereitung)

  Verantwortlich: IT, Facility Management, Sicherheitsdokumentation, Datenschutz

  -Auswahl und Implementierung eines digitalen Risikomanagement- oder Frühwarnsystems

  -Sensorik zur Überwachung kritischer Parameter (z. B. Brand, Wasser, Zutritt)

  -Schnittstellenprüfung zu CAFM-, BCM- und Alarmsystemen

  -Sicherstellung der DSGVO-konformen Datenverarbeitung sensibler Sicherheitsinformationen

• März – Juni 2026: Pilotphase & Schulungen

  Verantwortlich: Objektleitung, Technikteams, Arbeitsschutz, Personalentwicklung

  -Erprobung der Notfallmaßnahmen und Sicherheitskonzepte in ausgewählten Bereichen

  -Schulung des Personals für Verhalten im Krisenfall, Alarmierung und Evakuierung

  -Validierung der geplanten KPIs anhand realistischer Szenarien

  -Durchführung von Lessons-Learned-Workshops zur Optimierung der Abläufe

• Juni – Juli 2026: Rollout und Inbetriebnahmeprüfung

  Verantwortlich: Facility Management, Bauleitung, Qualitätsmanagement

  -Komplette Implementierung der Sicherheits- und Notfallmaßnahmen im Neubau

  -Durchführung von Funktions- und Wirksamkeitstests der Systeme (z. B. Alarme, Evakuierung)

  -Integration in das übergeordnete Risikomanagementsystem

  -Etablierung eines Melde- und Störfallmanagements für Nutzer

• August – September 2026: Optimierung und Abschlussevaluation

  Verantwortlich: Facility Management, Nachhaltigkeit, interne Audits

  -Analyse von Wirksamkeit, Reaktionsgeschwindigkeit und Sicherheitsniveau

  -Optimierung der Maßnahmen und Abläufe auf Basis von Tests und Rückmeldungen

  -Interne Abnahme und Vorbereitung der Betriebsfreigabe durch Revision

• September 2026 – Dezember 2027: Schrittweise Reduzierung der Leistungen

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

• Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau

  Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Betriebsrat, Unternehmenskommunikation

  -Offizielle Übergabe des Risiko- und Notfallmanagements in den Regelbetrieb

  -Abschlusskommunikation an alle Stakeholder mit Fokus auf Sicherheitsbewusstsein

  -Start des KVP-Zyklus (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) im Sicherheitskontext

  -Integration in die Gesamtstrategie der Gebäudebewirtschaftung