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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Risiko- und Notfallmanagement im Facility Management

Facility Management: Risiko- & Notfallmanagement

RISIKOMANAGEMENT IST FÜR JEDES GROSSE UNTERNEHMEN VON ENTSCHEIDENDER BEDEUTUNG, UM POTENZIELLE RISIKEN FRÜHZEITIG ZU ERKENNEN UND ZU BEWÄLTIGEN

RISIKOMANAGEMENT IST FÜR JEDES GROSSE UNTERNEHMEN VON ENTSCHEIDENDER BEDEUTUNG, UM POTENZIELLE RISIKEN FRÜHZEITIG ZU ERKENNEN UND ZU BEWÄLTIGEN

Die umfassende Erfassung und Analyse von Risiken sowie die Entwicklung geeigneter Strategien zur Risikobewältigung sind entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Mit der automatischen Erkennung von Risiken und der Integration von Echtzeitdaten können Unternehmen direkt und effektiv auf neu auftretende Risiken reagieren und potenzielle Schäden minimieren.

Auch im Facility Management gilt: Das Risiko ist die Bugwelle des Erfolgs

Mit der Unsicherheit umgehen: Das Gebot des Risikomanagements

Das Risikomanagement ist ein entscheidender Aspekt jedes Unternehmens, insbesondere im Bereich des Facility Managements. Hier können unvorhergesehene Umstände den Betrieb erheblich beeinflussen. Durch das Identifizieren potenzieller Bedrohungen, das Bewerten ihrer Auswirkungen und das Entwickeln von Strategien zu ihrer Eindämmung, bietet der Risikomanagementplan einen umfassenden Schutz. Naturkatastrophen, Geräteausfälle, Cybersicherheitsbedrohungen und regulatorische Änderungen sind Beispiele für Herausforderungen, die ein solcher Plan berücksichtigt. Durch diese Maßnahmen schützt das Unternehmen seine Vermögenswerte, gewährleistet die Kontinuität der Dienstleistungen und stärkt sowohl das Vertrauen der Kunden als auch den eigenen Ruf. Effektives Risikomanagement verwandelt Unsicherheit in einen strategischen Vorteil und ermöglicht dem Unternehmen, Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen und Chancen in einem sich schnell verändernden Umfeld zu nutzen.

Risikomanagement im FM - Kurzinfo

Risikomanagement im Facility Management

65Auch Ihr Facility Management ist mit Chancen und FM-Risiken verbunden, die Ihnen aufgrund rechtlicher Anforderungen bekannt sein müssen und aktiv durch Ihr "Internes Kontrollsystem" zu steuern sind.

Dies betrifft viele Risikobereiche wie Strategie,Organisation,Recht,Verträge,Vergaben,Versicherungen,Mieter,Bau,Bewertung,Portfolio, Technische Betriebsführung (incl. Instandhaltung),Sanierung,Sicherheit,Dokumentation,Bilanzierung, Steuern, ff.

Dank unseres chancenorientierten Vorgehensmodells und unserer FM-Expertise implementieren wir gemeinsam Ihr Risikomanagement und bewirken dabei viele Verbesserungen für Ihr Best Practise Facility Management. Wirberaten und schulen Sie gerne.

Motivation für ein aktives Risikomanagement

Aktien- und Handelsrecht, der FM-Normenkreis DIN EN 15221-ff, die DIN EN ISO 9001 in 2015, die "Betreiberverantwortung", das KonTraG, ff. regen Sie an ein "IKS", also ein "Internes Kontrollsystem", zu implementieren und ihr Facility Management bestmöglich zu organisieren.

Sehen Sie diese Pflichten einfach als Ihre Chance für Ihr optimiertes FM.

Internes Kontrollsystem (IKS)

Eine Analyse Ihrer Risikosituationen im FM bedarf der Förderung Ihres Managements. Ihr "Internes Kontrollsystem (IKS)" wird dabei Ihre aus dem Facility Management resultierenden Risikofragen beantworten.

Als IKS wird grundsätzlich die Gesamtheit aller aufeinander abgestimmter und miteinander verbundener Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen bezeichnet, die die folgenden Aufgaben haben:

  • Sicherung und Schutz des vorhandenen Vermögens und vorhandener Informationen vor Verlusten aller Art

  • Bereitstellung vollständiger, genauer und aussagekräftiger Aufzeichnungen

  • Förderung der betrieblichen Effizienz durch Auswertung und Kontrolle der Aufzeichnungen

  • Unterstützung der Befolgung der vorgeschriebenen Geschäftspolitik

Um kosteneffizient Ihr IKS zu implementieren ist es geboten, Ihr Risikomanagement möglichst nahtlos und damit kostengünstig in Ihr vorhandenes Unternehmens-Managementsystem zu integrieren.

PRODUKTNUMMER NACH DIN EN 15221-4

9300

BESCHREIBUNG

Beurteilung und Management von Risiken und Bedrohungen für die (FM-) Organisation.

Unterprodukt:
Risikostrategie

NICHT INBEGRIFFEN

Bürofläche

PRODUKTNUMMER NACH DIN EN 15221-4

9310

BESCHREIBUNG

Unterstützung bei Risikostrategien, Einhaltung von Gesetzen nachweisen.

INBEGRIFFEN

Spezialwerkzeuge, externe Dienstleister.

AKTIVITÄTEN (BEISPIELE)

Sicherstellung der Rechtssicherheit

FACILITIES (BEISPIELE)

Datenbank mit rechtsverbindlichen oder empfohlenen Aktivitäten und den damit verbundenen Sanktionen.

FM-LEISTUNG - NUMMER NACH GEFMA 100-2

6.114.1

REGELWERKE VERFOLGEN

Der Prozess Regelwerksverfolgung klärt einen oft übersehenen Graubereich.

Die gesetzlichen Vorgaben zum sicheren Umgang mit Anlagen und Arbeitsmitteln steigen tendenziell. Technisch Verantwortliche in Unternehmen befinden sich bei der Einhaltung dieser Vorgabe im Spannungsfeld zwischen einer von der Unternehmensführung geforderten Wirtschaftlichkeit, einem Know-how-Verlust durch sinkende Personalzahlen und einer steigenden Komplexität der Anlagen und Produktionsprozesse.

Unter diesen Bedingungen wirtschaftlich und mit akzeptablen Haftungsrisiken zu arbeiten, erfordert die Integration der gesetzlichen Vorgaben in die täglichen Arbeitsprozesse. Eine separate Organisation zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen ist wirtschaftlich nicht sinnvoll. Responsibility Management ergänzt Instandhaltungsaufgaben im Bereich des Facility Managements durch den Bereich Arbeitsschutz und Anlagensicherheit. Ein Responsibility Management-System strebt danach, die Haftungs- und Arbeitssicherheit (legal compliance) zu erhöhen, ohne die Wirtschaftlichkeit der FM-Prozesse zu vernachlässigen.

FM-LEISTUNG - NUMMER NACH GEFMA 100-2

6.114

BETREIBERVERANTWORTUNG AM STANDORT WAHRNEHMEN, SOFERN UND SOWEIT RECHTSWIRKSAM ÜBERTRAGEN

Nachdem Unternehmen nicht anders handeln können, als durch Personen, die sie vertreten und in ihrem Namen handeln, übertragen sich Unternehmenspflichten zwangsläufig auf Personen. Diese sind die vertretungsberechtigten Organe, die für ihr Unternehmen jeweils zu organisieren haben, durch wen und wie im Einzelfall die Pflichten wahrzunehmen sind. Grundsätzlich sind die Organe dabei frei in ihrer Organisationshoheit, müssen aber den Erfolg (die Wirksamkeit) gewährleisten.

Nach der gängigen Praxis verteilen sich die einzelnen Pflichten auf die drei Haupt-Hierarchie-Ebenen

Unternehmensleitung -> Organisationspflichten

Führungskräfte -> Führungspflichten

Beschäftigte -> Durchführungspflichten

Beauftragte -> Besondere Pflichten (i.d.R. weisungsfrei).

In der Gesamtheit ergeben sich zahlreiche persönliche Pflichten, über die die folgende Tabelle einen Überblick gibt. Die dort dargestellten persönlichen Betreiberpflichten werden (zeilenweise) nachfolgend erläutert.

Die diesbezüglichen gesetzlichen Forderungen gelten grundsätzlich unternehmensweit und umspannen alle Ressorts. Siehe hierzu https://betreiberverantwortung.fm-connect.com.

Die hier für das Aufgabenfeld des FM getroffenen Aussagen lassen sich deshalb auf alle Unternehmensbereiche übertragen.

 

PERSÖNLICHE BETREIBERPFLICHTEN

    
 

ORGANISATIONS-PFLICHTEN

FÜHRUNGSPFLICHTEN

DURCHFÜHRUNGS-PFLICHTEN

 

der Unternehmensleitung

der Führungskräfte

der Beschäftigten

Aufbauorganisation

...festlegen
Durch die Festlegung einer lückenlosen und in sich widerspruchsfreien Aufgabenverteilung und Vertretungsregelung hat die Unternehmensleitung sicherzustellen, dass es weder Zuständigkeitslücken noch blockierende Kompetenzüberschneidungen gibt.

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geeignete Führungskräfte

...einsetzen
Die Unternehmensleitung darf nur fachlich qualifizierte und geeignete Führungskräfte für die Erfüllung weiterer Pflichten einsetzen. Die Pflichtenübertragung ist ggf. gesondert zu regeln. Die Wahrnehmung ist zu über-wachen.

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-

Betriebsbeauftragte /Koordinatoren

...bestellen
Sofern die entsprechenden betrieblichen Voraussetzungen vorliegen, hat die Unternehmensleitung Betriebsbeauftragte bzw. Koordinatoren zu bestellen bzw. entsprechend qualifizierte Fremdfirmen zu beauftragen

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-

Gefährdungsbeurteilung

...veranlassen
Es obliegt der Unternehmensleitung, eine regelmäßig wiederholte Beurteilung der Gefährdungen im Gebäude zu veranlassen.

...durchführen
Gefährdungen sind zu beurteilen; entsprechende Schutzmaßnahmen sind zu ergreifen bzw. zu veranlassen. Die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilungen sind zu dokumentieren und aufzubewahren.

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gesetzliche Prüfungen

...sicherstellen
Die Unternehmensleitung hat dafür Sorge zu tragen, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen durchgeführt und erkannte Mängel behoben werden.

...organisieren
Die gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen durch zugelassene Überwachungsstellen (früher: Sachverständige) und befähigte Personen (früher: Sachkundige) sind zu organisieren, durchzuführen und zu dokumentieren.

-

geeignete Beschäftigte oder Dienstleister

...auswählen
Die Unternehmensleitung hat durch Auswahl und Einstellung von Arbeitnehmern oder durch Beauftragung von Fremdfirmen dafür Sorge zu tragen, dass für die zu erbringenden Leistungen ausreichend fachlich qualifizierte und geeignete Personen zur Verfügung stehen.

...einsetzen
Soweit ihnen geeignete Personen zur Verfügung stehen, haben die Führungskräfte sie entsprechend ihrer Qualifikation einzusetzen. Stehen ihnen geeignete Personen nicht zur Verfügung, dürfen sie Arbeiten im Zweifelsfall nicht durchführen lassen.

-

Ablauforganisation (Arbeitsabläufe)

...festlegen
Die betrieblichen Arbeitsabläufe sind durch die Unternehmensleitung derart festzulegen, dass Gefährdungen für die Mitarbeiter, Dritte und die Umwelt vermieden werden.

...überwachen
Die ordnungsgemäße Durchführung sämtlicher Arbeiten unter Einhaltung der Vorgaben und festgelegten Abläufe ist zu überwachen.

...einhalten
Die durch die Unternehmensleitung festgelegten Arbeitsabläufe sind einzuhalten, sofern hierdurch keine Konflikte mit öffentlichrechtlichen Bestimmungen entstehen. Etwaig auftretende Gefahren für die Sicherheit und Gesundheit oder Defekte an Schutzsystemen sind zu melden oder (sofern möglich) zu beseitigen.

An-, Ein- und Unterweisungen

...veranlassen
Durch die Übertragung entsprechender Pflichten an die Führungskräfte sowie Bereitstellung entsprechender Unterlagen (z. B. Betriebshandbücher) hat die Unternehmensleitung dafür Sorge zu tragen, dass die Beschäftigten in die zu verrichtenden Tätigkeiten eingewiesen und unterwiesen sind.

...erteilen
Die Führungskräfte haben den Beschäftigten (Arbeitnehmern oder Fremdfirmen) die Anweisungen, Ein- bzw. Unterweisungen zu erteilen, damit sie Gefahren erkennen und vermeiden können. Hierzu gehören Hinweise auf mögliche Gefährdungen bei der Durchführung sowie Anleitung zur sachgerechten Arbeit, z.B. mittels Arbeitsanweisungen.

...befolgen
Beschäftigte sind verpflichtet, Anweisungen ihrer Vorgesetzten zu befolgen, sofern dies nicht gegen höherrangige Bestimmungen verstößt. Bei Widersprüchen haben gesetzliche Vorschriften Vorrang gegenüber dienstlichen Anweisungen, d.h. sicherheitswidrige Weisungen dürfen nicht befolgt werden.

geeignete Arbeitsmittel

...auswählen
Die Unternehmensleitung hat geeignete Arbeitsmittel auszuwählen und zu beschaffen bzw. deren Beschaffung zu veranlassen.

...bereitstellen
Die Führungskräfte haben dafür zu sorgen, dass die für die Durchführung der Arbeiten geeigneten Arbeitsmittel auch bereitgestellt sind.

...benutzen
Die bereitgestellten und vorgesehenen Arbeitsmittel (z. B. die persönliche Schutzausrüstung) sind bestimmungsgemäß zu benutzen. Einrichtungen und Arbeitsstoffe dürfen nicht unbefugt benutzt werden; Einrichtungen dürfen nicht unbefugt betreten werden.

sonstige Pflichten

Sicherstellung der Ersten Hilfe, Arbeitsmedizinische Vorsorge, Erfassen und Anzeigen von Unfällen,

  

Unterstützung der Ersten Hilfe