Geschäftsprozesse im Risikomanagement des Facility Managements

Die Risikopriorisierung erfolgt anhand der in der Risikomatrix dargestellten Risiken, wobei jedes Risiko hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und potenziellen Auswirkungen bewertet wird. Hohe Risiken erfordern sofortige Maßnahmen, mittlere Risiken Überwachung und gegebenenfalls Maßnahmen, und niedrige Risiken regelmäßige Überprüfung. Diese Kategorisierung erlaubt es dem Facility Management, sich auf die wichtigsten Risiken zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf den Betrieb und die Sicherheit der Liegenschaften haben könnten.

Nach der Priorisierung erfolgt die Bewertung der bestehenden und potenziellen Risikominderungsmaßnahmen. Präventive Maßnahmen zielen darauf ab, das Eintreten von Risiken zu verhindern, während reaktive Maßnahmen für den Fall des Eintritts eines Risikos vorbereitet werden. Die Implementierung von Sicherheits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen sowie die Entwicklung von Schulungsprogrammen für Mitarbeiter sind essenzielle Elemente. Zudem spielt die Risikotransferierung durch Versicherungen eine wichtige Rolle. Standards wie die ISO 45001 und ISO 22301 bieten Leitlinien für diese Prozesse.

Die Erstellung einer Risikomatrix ist ein wesentlicher Bestandteil der Risikobewertung. Die Matrix visualisiert die identifizierten Risiken und deren Priorisierung, was die schnelle Identifikation der wichtigsten Risiken und die effiziente Ressourcenverteilung ermöglicht. Die Matrix wird regelmäßig aktualisiert, um Veränderungen in der Risikolandschaft zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass sie stets relevant ist.

Präventive Maßnahmen sind darauf ausgelegt, das Eintreten von Risiken zu verhindern. Dazu gehören regelmäßige Wartung und Inspektion von Gebäuden und technischen Anlagen gemäß DIN 31051, um mögliche Gefahren frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Sicherheits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen nach ISO 45001 tragen dazu bei, Arbeitsunfälle zu verhindern und die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen. Schulungsprogramme für Mitarbeiter schärfen das Bewusstsein für potenzielle Risiken und schulen im Umgang mit diesen.

Notfallpläne und Krisenmanagementstrategien sind unerlässlich, um auf den Eintritt von Risiken vorbereitet zu sein. Diese Pläne umfassen detaillierte Anweisungen für den Umgang mit verschiedenen Notfallszenarien, wie Bränden oder Überschwemmungen. Die Entwicklung dieser Pläne erfolgt nach ISO 22301-Standards, wobei regelmäßige Übungen und Simulationen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Pläne kennen und im Ernstfall effektiv handeln können.

Risikotransferierung spielt ebenfalls eine wichtige Rolle im Risikomanagement. Dies umfasst den Abschluss von Versicherungen, die finanzielle Verluste im Falle eines Risikoeintritts abdecken. Versicherungen für Sachschäden, Haftpflicht und Betriebsunterbrechungen sind gängige Instrumente zur Minderung finanzieller Risiken. Die Auswahl und Verwaltung dieser Versicherungen erfolgt nach den Richtlinien der ISO 31000, um sicherzustellen, dass sie effektiv und kosteneffizient sind.

Die Implementierung der entwickelten Risikominderungsstrategien erfolgt systematisch und gemäß den festgelegten Zeitplänen und Verantwortlichkeiten. Dabei werden alle relevanten Normen und Standards wie die ISO 9001 für Qualitätsmanagementsysteme und die ISO 14001 für Umweltmanagementsysteme berücksichtigt. Diese Standards bieten Leitlinien für die effektive Umsetzung der Maßnahmen und stellen sicher, dass sie den höchsten Qualitäts- und Umweltstandards entsprechen.

Die Überwachung und Kontrolle der implementierten Maßnahmen ist entscheidend, um deren Wirksamkeit sicherzustellen. Regelmäßige Kontrollen und Audits nach den Vorgaben der ISO 19011 helfen dabei, die Einhaltung der Maßnahmen zu überprüfen und Schwachstellen zu identifizieren. Zudem werden KPIs (Key Performance Indicators) definiert, die den Erfolg der Risikomanagementmaßnahmen messen. Ein zentrales Element der Überwachung ist die kontinuierliche Verbesserung des Risikomanagementprozesses, wobei gesammelte Daten und Erfahrungen genutzt werden, um die bestehenden Maßnahmen zu überprüfen und anzupassen.

Alle Schritte und Ergebnisse des Risikomanagementprozesses werden sorgfältig dokumentiert. Dies umfasst die Risikobewertung, die Priorisierung, die Entwicklung und Implementierung der Risikominderungsstrategien sowie die Überwachung und Kontrolle der Maßnahmen. Die Dokumentation erfolgt nach den Richtlinien der ISO 9001 und ISO 31000, um sicherzustellen, dass sie systematisch und nachvollziehbar ist. Diese Dokumentationen dienen als Referenz für zukünftige Entscheidungen und helfen, den Risikomanagementprozess kontinuierlich zu verbessern.

Eine klare und offene Kommunikation mit allen Beteiligten ist entscheidend, um ein gemeinsames Verständnis der Risiken und der entsprechenden Maßnahmen zu fördern. Dies umfasst die regelmäßige Berichterstattung an das Management, die Information der Mitarbeiter über aktuelle Risiken und Maßnahmen sowie die Kommunikation mit externen Partnern und Stakeholdern. Die Anwendung der Kommunikationsstandards der ISO 45001 trägt dazu bei, dass Sicherheitsinformationen effektiv und rechtzeitig weitergegeben werden. Kommunikationspläne werden entwickelt, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen schnell und zuverlässig weitergegeben werden.

Ein wichtiger Aspekt der Kommunikation ist die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter. Schulungsprogramme werden entwickelt, um das Bewusstsein der Mitarbeiter für potenzielle Risiken zu schärfen und sie im Umgang mit diesen Risiken zu schulen. Diese Schulungen umfassen theoretische und praktische Inhalte und werden regelmäßig aktualisiert, um neue Erkenntnisse und Entwicklungen zu berücksichtigen. Die Anwendung der ISO 45001 stellt sicher, dass die Schulungen den höchsten Standards entsprechen und die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter im Fokus stehen.