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Risikomanagement: Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

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Risikomanagement: Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

Risikomanagement: Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

Die Inbetriebnahme eines neuen Standorts ist nicht nur ein operativer, sondern auch ein strategischer Vorgang – insbesondere im Hinblick auf Risikomanagement. Ein neues Gebäude bringt veränderte Gefahrenlagen, neue technische Systeme, personelle Umstellungen und externe Abhängigkeiten mit sich. Ein systematisch entwickeltes Betriebskonzept für das Risikomanagement stellt sicher, dass Risiken frühzeitig erkannt, bewertet und durch geeignete Maßnahmen kontrolliert werden – rechtssicher, wirtschaftlich und organisationsübergreifend. Ein Betriebskonzept für das Risikomanagement legt fest, welche Risiken an einem neuen Standort bestehen, wie sie bewertet werden und wie mit ihnen umzugehen ist. Es ist ein zentrales Steuerungsinstrument für Betreiberverantwortung, Sicherheit, Resilienz und Compliance. Das Risikokonzept sollte bereits vor dem Umzug oder der Inbetriebnahme erstellt und mit allen relevanten Stakeholdern abgestimmt werden – von Facility Management über Brandschutz, Arbeitssicherheit, IT-Security, Datenschutz bis hin zur Geschäftsführung.

Ziel und Zweck des Betriebskonzepts

  • Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (z. B. DGUV, ArbSchG, BetrSichV, Datenschutz)

  • Identifikation und Bewertung betrieblicher, technischer, organisatorischer und externer Risiken

  • Festlegung von Zuständigkeiten, Prozessen und Dokumentationen zur Risikosteuerung

  • Integration in übergeordnete Managementsysteme (z. B. ISMS, QMS, BCM, ESG)

  • Grundlage für Schulungen, Audits, Krisenübungen und interne Revision

Standortanalyse und Risikoidentifikation

  • Bewertung von Lage, Gebäudetyp, Nutzung, Zugängen, Infrastruktur

  • Identifikation physischer Risiken (z. B. Brand, Einbruch, technische Ausfälle, Naturgefahren)

  • Analyse von Betriebsrisiken (z. B. IT-Ausfall, Lieferverzug, Personalmangel, Medienbrüche)

  • Berücksichtigung von Umfeld- und Nachbarschaftseinflüssen

Risikobewertung

  • Eintrittswahrscheinlichkeit x Schadensausmaß = Risikokennzahl

  • Priorisierung nach Relevanz für Betrieb, Gesundheit, Umwelt, Reputation, Finanzen

  • Visualisierung in Risikomatrix oder Risikoportfolio

Maßnahmenplanung

  • Technische Schutzmaßnahmen (z. B. Zutrittssysteme, Sensorik, Redundanzen)

  • Organisatorische Regelungen (z. B. Schulungen, Notfallkarten, Prozessanpassungen)

  • Externe Partnerschaften (z. B. Dienstleisterverträge, Alarmaufschaltung, Service-Level-Vereinbarungen)

  • Integrationspunkte in Notfall- und Krisenmanagement

Zuständigkeiten und Organisation

  • Ernennung eines Standort-Risikoverantwortlichen

  • Rollenverteilung nach Themen (IT, Gebäude, HR, Datenschutz, Brandschutz etc.)

  • Regelungen zur Eskalation, Dokumentation, Entscheidung

  • Meldepflichten bei Zwischenfällen (intern/extern)

Dokumentation und Integration

  • Risikokatalog mit fortlaufender Pflegepflicht

  • Maßnahmenpläne und Kontrolltermine

  • Integration in CAFM, ISMS, Arbeitsschutzmanagement oder interne Portale

  • Revisionsdokumente für Audits und Managementbewertungen

Übergabe

  • Schulung aller Beteiligten zu Standort-spezifischen Risiken

  • Implementierung von Risikochecklisten, Notfallplänen, Meldewegen

  • Aufbau eines regelmäßigen Risk Reviews im Rahmen des Betriebs

  • Aufbau von Dashboards oder Risiko-Cockpits zur Übersicht und Nachverfolgung

  • Verzahnung mit Versicherungsmanagement und Behördenkommunikation

Erfolgsfaktoren für das Risikobetriebskonzept

  • Interdisziplinäre Erstellung unter Einbeziehung aller betrieblichen Bereiche

  • Frühzeitige Berücksichtigung in der Planungs- und Ausstattungsphase

  • Nutzung vorhandener Standards und Managementsysteme

  • Revisionssichere Dokumentation, regelmäßige Updates

  • Klare Verantwortlichkeiten, realistische Prozesse, regelmäßige Übungen

Typische Risiken bei neuen Standorten (Auswahl)

Risikobereich

Beispiel

Technik

Ausfall von RLT-Anlagen oder Stromversorgung

Organisation

Unklare Meldewege im Notfall

IT/Kommunikation

Kein Notfallarbeitsplatz, kein redundantes Netz

Logistik

Zufahrtsbeschränkung für Lieferanten

Personal

Keine Evakuierungshelfer geschult

Sicherheit

Kein durchgängiger Zutrittsschutz, keine Videoüberwachung