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Risikomanagement im planungs- und baubegleitenden Facility Management

Facility Management: Risiko- & Notfallmanagement » Geschäftsprozess » Planungsbegleitendes FM

Risikomanagement im planungs- und baubegleitenden Facility Management: Risiken frühzeitig erkennen, vermeiden und absichern

Risikomanagement im planungs- und baubegleitenden Facility Management: Risiken frühzeitig erkennen, vermeiden und absichern

Ein professionelles Risikomanagement beginnt nicht erst mit der Inbetriebnahme eines Gebäudes – es ist ein zentraler Bestandteil des planungs- und baubegleitenden Facility Managements (FM). Bereits in den frühen Leistungsphasen entstehen Risiken, die später hohe Betriebskosten, Nutzungsausfälle oder sicherheitsrelevante Probleme verursachen können. Wer als Betreiber oder Eigentümer seine Verantwortung rechtssicher und wirtschaftlich erfüllen will, muss potenzielle Risiken bereits während Planung und Bau systematisch identifizieren, bewerten und absichern. Risikomanagement ist keine Reaktion – es ist ein proaktives Führungsinstrument. Im Rahmen des planungs- und baubegleitenden FM hilft es, Risiken frühzeitig zu erkennen, zu dokumentieren und durch bauliche, technische oder organisatorische Maßnahmen gezielt zu minimieren. Es sorgt für Zukunftssicherheit, Vermeidung von Nachträgen und langfristige Betriebseffizienz.

Risikomanagement im baubegleitenden Facility Management

Warum Risikomanagement schon in der Planung beginnen muss

  • Frühzeitige Risiken haben später die größten Auswirkungen

  • Fehlplanungen oder Lücken führen zu: Hoher Nachrüstungsaufwand

  • Versicherungsproblemen

  • Verzögerter Inbetriebnahme

  • Betrieblichen Nutzungseinschränkungen

  • Viele Betreiberpflichten entstehen bereits mit Bauabschluss, nicht erst im Betrieb (z. B. PrüfVO, Brandschutz, Sicherheit, Hygiene)

Risikofelder im Bau- und Planungsprozess

Risikobereich

Beispiele

Technisch-betrieblich

Nicht zugängliche Technik, unprüfbare Anlagen, fehlende Redundanzen

Sicherheit

Keine Fluchtwegsimulation, unklare Sicherheitszonen, mangelhafte Zutrittssysteme

Hygiene

RLT ohne VDI 6022-Konformität, zu enge Putzräume, falsche Oberflächen

Energie

Überdimensionierung, keine Zählerstruktur, fehlende Monitoringoptionen

Digitalisierung

Kein CAFM-ready, keine Datenpunkte, inkompatible Systeme

Verträge

GU-Ausschlüsse für Betreiberpflichten, keine Nachweisführung

Frühzeitige Risikoidentifikation (LPH 1–3)

  • FM-Review der Bauherrenziele aus Betreiberperspektive

  • Erstellung eines Risikokatalogs nach Risikotypen

  • Bewertung baulicher, technischer und organisatorischer Risiken (z. B. mithilfe einer Risikomatrix)

Risikobasierte Planungseinflüsse (LPH 3–5)

  • Ableitung von Anforderungen zur Vermeidung oder Reduzierung (z. B. Platzbedarf Technikräume, Zugänglichkeit, Prüfbarkeit)

  • Mitarbeit an technischen Standards, Materialwahl, Dokumentationsvorgaben

  • Einbindung in TGA-, IT- und Sicherheitsplanung

Baubegleitende FM-Risikoüberwachung (LPH 6–8)

  • Kontrolle der Umsetzung kritischer Risikopunkte (z. B. Wartungsgassen, Kennzeichnung, Schnittstellen)

  • Vorbereitung der Prüfpflichten gemäß PrüfVO, BetrSichV etc.

  • Überwachung von Nachrüstungsrisiken und proaktives Nachfordern im Bauprozess

  • Risikofreigabe als Teil der FM-Teilabnahmen / Inbetriebnahmefreigaben

Werkzeuge & Methoden

  • Risikomatrix: Eintrittswahrscheinlichkeit × Auswirkung → Priorisierung

  • Risikoprotokoll je Leistungsphase mit Risikobeschreibung, Maßnahmen, Status

  • Frühwarnindikatoren (z. B. fehlende Dokumentation, Verschiebung von Prüfungen, Planungsabweichungen)

  • Schnittstellenmanagement zur Übergabe in den Betrieb (inkl. CAFM, Prüfpflichten, Betreiberverantwortung)

Integration in Projektorganisation und Reporting

  • Regelmäßige FM-Risikoberichte an Projektleitung / Bauherr

  • Teilnahme an Planungs- und Baubesprechungen mit Risikofokus

  • Abstimmung mit Brandschutz, Arbeitssicherheit, IT, Datenschutz, Energie

  • Vorbereitung auf spätere Nutzung: Übergabedokumentation, Betriebs- und Gefährdungsbeurteilungen

Erfolgsfaktoren für risikoorientiertes Planungs-FM

  • Frühzeitige Einbindung des FM in alle Planungsphasen

  • Zentrale Risikodokumentation über alle Phasen hinweg

  • Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit allen Fachplanern und Betreibern

  • Verankerung im Projektstrukturplan / Bauherrenkonzept

  • Nutzung bestehender Normen, Richtlinien und Managementsysteme als Basis (z. B. ISO 31000, VDI 3810)